Przypomnienia SMS dla klientów kancelarii notarialnej

Jak działają przypomnienia SMS w wKancelarie

Zasada jest prosta: system pilnuje kalendarza czynności i sam wysyła klientowi wiadomość przed zbliżającym się terminem. Kancelaria nie musi niczego pamiętać ani nikogo obdzwaniać.

• Przypomnienie SMS o terminie czynności notarialnej wychodzi automatycznie do klienta, którego termin się zbliża.
• Konfiguracja jest po stronie kancelarii: to kancelaria decyduje, czy przypomnienia mają działać, i może je w każdej chwili włączyć lub wyłączyć.
• SMS to jeden z kanałów. wKancelarie wysyła również przypomnienia e-mail o terminach, więc informacja dociera do klienta także wtedy, gdy rzadko zagląda do telefonu albo do skrzynki.
• Po stronie sekretariatu nie ma żadnej dodatkowej czynności: przypomnienia działają w tle, na podstawie terminów, które już są w systemie.

Dlaczego to zmniejsza liczbę nieodbytych wizyt i pracę sekretariatu

Nieodbyta wizyta w kancelarii notarialnej kosztuje więcej niż w typowej firmie usługowej. Czynność często wymaga obecności kilku stron, przygotowanego projektu i zarezerwowanego czasu notariusza. Gdy jedna osoba nie dotrze, przepada praca wszystkich.

• Klient, który dostał przypomnienie, rzadziej zapomina o terminie i rzadziej pojawia się nieprzygotowany. Mniej pustych bloków w kalendarzu to więcej odbytych czynności w tym samym czasie pracy.
• Sekretariat przestaje pełnić rolę ręcznego budzika. Zamiast obdzwaniania listy klientów przed każdym dniem czynności, telefonów jest po prostu mniej.
• Przypomnienie działa też porządkująco po stronie klienta: skoro wie, że termin jest blisko, ma jeszcze chwilę, żeby dosłać brakujący dokument przez wKancelarie, zanim usiądzie przy stole u notariusza.
• Dwa kanały, SMS i e-mail, zwiększają szansę, że informacja faktycznie dotrze, bez angażowania kogokolwiek z zespołu.

Jak to włączyć i dlaczego klient nie dostanie lawiny SMS-ów

Przypomnienia SMS są funkcją opcjonalną. Nic nie wysyła się bez decyzji kancelarii.

• Funkcję aktywuje kancelaria w ustawieniach wKancelarie. Jeżeli w danej kancelarii przypomnienia nie pasują do sposobu pracy, po prostu pozostają wyłączone.
• Włączenie i wyłączenie jest odwracalne: można przetestować przypomnienia na własnych terminach i zdecydować, czy zostają.
• System ma zabezpieczenie przed spamowaniem: nie wyśle drugiego przypomnienia o tym samym terminie w ciągu doby. Klient nie dostanie serii identycznych wiadomości.
• Przypomnienia dotyczą terminów prowadzonych w wKancelarie, więc treść i moment wysyłki wynikają wprost z kalendarza kancelarii, a nie z zewnętrznej listy marketingowej.

Część całego etapu przed czynnością

Przypomnienia SMS nie działają w próżni: są częścią całego etapu przed czynnością, który wKancelarie porządkuje. Klient dostaje jeden link, którym dosyła dokumenty, system składa listę wymaganych dokumentów dla danej czynności, termin można umówić online, a taksę policzyć kalkulatorem. Przypomnienie o terminie domyka ten proces: pilnuje, żeby klient, który jest już umówiony i przygotowany, faktycznie dotarł do kancelarii. Uczciwie: wKancelarie nie prowadzi repertorium i nie zastępuje programu do sporządzania aktów.