Akt poświadczenia dziedziczenia: jakie dokumenty przygotować do notariusza

Kiedy akt poświadczenia dziedziczenia zamiast sądu

Po śmierci bliskiej osoby spadkobiercy mają dwie drogi do formalnego potwierdzenia praw do spadku: postępowanie sądowe o stwierdzenie nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza. Droga notarialna jest szybsza, ale wymaga spełnienia kluczowego warunku.

U notariusza muszą stawić się jednocześnie wszyscy spadkobiercy: zarówno ustawowi, jak i testamentowi. Wszyscy muszą być zgodni co do tego, kto i w jakiej części dziedziczy. Jeśli między spadkobiercami jest spór, notariusz nie sporządzi aktu poświadczenia dziedziczenia i sprawa trafi do sądu.

W praktyce oznacza to, że APD sprawdza się w rodzinach, które są w stanie ustalić jeden wspólny termin i nie kwestionują porządku dziedziczenia.

Jakie dokumenty przygotować do aktu poświadczenia dziedziczenia

To najważniejsza część przygotowań. Kompletna teczka oznacza, że sprawę zamykacie na jednej wizycie. Do kancelarii trzeba przynieść:

• akt zgonu spadkodawcy
• numer PESEL zmarłego albo zaświadczenie o jego nadaniu lub unieważnieniu
• dokumenty tożsamości wszystkich spadkobierców, każdy przychodzi ze swoim
• akty stanu cywilnego potwierdzające pokrewieństwo ze zmarłym: akty urodzenia spadkobierców, a jeśli ktoś zmienił nazwisko, na przykład po ślubie, także akt małżeństwa
• testament, jeśli spadkodawca go zostawił, koniecznie w oryginale

Warto zwrócić uwagę na dwie rzeczy. Po pierwsze, akty stanu cywilnego muszą pozwolić notariuszowi odtworzyć powiązania rodzinne. Po drugie, testament w kopii nie wystarczy: jeśli oryginał jest u kogoś z rodziny albo w dokumentach zmarłego, trzeba go odnaleźć przed wizytą.

Dobrym zwyczajem jest wcześniejszy kontakt z kancelarią i potwierdzenie listy: w konkretnej sprawie notariusz może poprosić o dodatkowe dokumenty, zależnie od sytuacji rodzinnej i majątkowej.

Jak przebiega wizyta i czym jest Rejestr Spadkowy

Sama procedura u notariusza składa się z dwóch kroków, które zwykle odbywają się podczas jednej wizyty:

• Najpierw notariusz sporządza protokół dziedziczenia, w obecności wszystkich spadkobierców, którzy składają oświadczenia dotyczące kręgu spadkobierców i ewentualnego testamentu.
• Następnie, na podstawie protokołu, notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia.
• Na koniec notariusz rejestruje APD w Rejestrze Spadkowym prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną.

Rejestracja to nie formalność dla samej formalności. Dopiero zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma moc prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Od tego momentu możecie posługiwać się nim wszędzie tam, gdzie trzeba wykazać prawa do spadku: w banku, w sądzie wieczystoksięgowym, w urzędach.

Co po wizycie: urząd skarbowy i koszty

Wyjście z kancelarii z wypisem APD nie kończy jeszcze wszystkich obowiązków. W ciągu 6 miesięcy od uzyskania aktu spadkobiercy zgłaszają nabycie spadku do urzędu skarbowego. Najbliższa rodzina robi to na formularzu SD-Z2 i dzięki temu może skorzystać ze zwolnienia z podatku. Ten termin warto zapisać od razu, bo jego przekroczenie oznacza utratę zwolnienia.

Na rachunek składa się taksa notarialna za protokół dziedziczenia i za akt poświadczenia dziedziczenia. Przepisy określają stawki maksymalne, do których dolicza się 23% VAT oraz opłatę za wypisy: 6 zł netto za stronę. Konkretna kwota zależy od kancelarii, dlatego rzetelna kancelaria przedstawia rozliczenie z góry, przed wizytą, wystarczy o nie zapytać przy umawianiu terminu.

Jedna wizyta, na którą zjeżdża się cała rodzina

W kancelariach pracujących na wKancelarie ten etap wygląda prościej po obu stronach. System generuje spadkobiercom listę potrzebnych dokumentów od razu po założeniu sprawy, a wszystkie skany i zdjęcia dosyłacie przez jeden link, bez wymiany maili z załącznikami. Ponieważ przy akcie poświadczenia dziedziczenia wszyscy spadkobiercy muszą stawić się jednocześnie, sekretariat widzi z wyprzedzeniem, czy komplet dokumentów jest gotowy na umówiony termin. Dzięki temu wizyta, na którą zjeżdża się cała rodzina, nie kończy się prośbą o brakujący akt urodzenia.