Jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania u notariusza? Kompletna lista dla sprzedającego

Dokumenty, które masz w domu lub zdobędziesz od ręki

Zacznij od tego, co nie wymaga wizyty w żadnym urzędzie. Trzy rzeczy stanowią fundament całej transakcji:

• Numer księgi wieczystej. Nie musisz zamawiać odpisu: notariusz sam pobierze aktualny, wystarczy, że podasz numer KW.
• Podstawa nabycia, czyli dokument, z którego wynika, że mieszkanie jest Twoje. To akt notarialny zakupu, akt darowizny, postanowienie sądu o nabyciu spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia.
• Dokument tożsamości i numer PESEL. Notariusz musi ustalić tożsamość obu stron, więc na akt przychodzisz z ważnym dowodem.

Jeśli podstawą nabycia jest spadek lub darowizna, zajrzyj do sekcji o sytuacjach szczególnych, bo dojdzie jeszcze jeden dokument, o którym sprzedający zapominają najczęściej.

Zaświadczenia z urzędów i od zarządcy budynku

Ta grupa wymaga wniosków, opłat i czasu oczekiwania, dlatego warto ruszyć z nią od razu po uzgodnieniu warunków z kupującym:

• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu, wydawane przez urząd gminy lub miasta. Kupujący chce mieć pewność, że przejmuje mieszkanie bez lokatorów w rejestrze.
• Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami: ze wspólnoty mieszkaniowej, a przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu ze spółdzielni.
• Zaświadczenie o objęciu lub nieobjęciu nieruchomości obszarem rewitalizacji, wydawane przez gminę. Jeśli lokal leży na obszarze rewitalizacji, gminie może przysługiwać prawo pierwokupu, a to zmienia przebieg transakcji.
• Świadectwo charakterystyki energetycznej. Od 28 kwietnia 2023 roku jest obowiązkowe przy sprzedaży i przekazuje się je kupującemu. Sporządza je uprawniona osoba, nie urząd, więc zamów je z wyprzedzeniem.

Dobra wiadomość: żaden z tych dokumentów nie wymaga obecności kupującego, więc możesz kompletować je równolegle do negocjacji.

Spadek, darowizna, hipoteka: kiedy lista się wydłuża

Dwie sytuacje regularnie zaskakują sprzedających w ostatniej chwili.

Pierwsza: mieszkanie nabyte w spadku lub darowiźnie. Oprócz podstawy nabycia potrzebujesz zaświadczenia z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony albo że czynność była z niego zwolniona. Wymaga tego art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn i bez tego dokumentu notariusz nie sporządzi aktu. To zaświadczenie najczęściej blokuje termin, więc złóż wniosek jako pierwszy.

Druga: mieszkanie obciążone hipoteką. Sprzedaż jest jak najbardziej możliwa, ale do aktu potrzebne będzie zaświadczenie z banku o aktualnym saldzie kredytu oraz zgoda banku na wykreślenie hipoteki po spłacie. Kupujący, zwłaszcza finansujący zakup własnym kredytem, będzie tych dokumentów wymagał, a jego bank również.

Co notariusz sprawdzi sam, a czego nie przeskoczy

Nie wszystko spoczywa na Twoich barkach. Notariusz samodzielnie pobiera aktualny odpis księgi wieczystej, dlatego wystarczy mu numer KW. Zweryfikuje też stan prawny lokalu na podstawie dostarczonych dokumentów.

Jest jednak jedna kontrola, której nie da się obejść żadnym zaświadczeniem. Od 1 czerwca 2024 roku notariusz ma obowiązek sprawdzić Rejestr Zastrzeżeń Numerów PESEL i odmówić dokonania czynności, jeśli PESEL którejś ze stron jest zastrzeżony. Jeśli kiedyś zastrzegłeś PESEL i o tym zapomniałeś, cofnij zastrzeżenie przed wizytą w kancelarii, inaczej termin przepadnie mimo kompletu dokumentów.

Gdzie w tym pomaga dobra kancelaria

Po stronie kancelarii ta sama lista wygląda inaczej: sekretariat pilnuje kilkunastu spraw naraz i braki wychodzą na jaw w najgorszym możliwym momencie. Kancelarie pracujące na wKancelarie generują klientowi listę wymaganych dokumentów od razu po założeniu sprawy, klient dosyła wszystko przez jeden link, a sekretariat widzi kompletność z wyprzedzeniem, zamiast odkrywać braki w dniu terminu. Dla sprzedającego oznacza to jedno: termin aktu wyznaczony raz i dotrzymany.