Elektroniczne repertorium A: urzędowy rejestr czynności notarialnych w praktyce

Czym jest repertorium A

Repertorium A to urzędowy rejestr czynności notarialnych, prowadzony w kancelarii przez notariusza. Notariusz jest obowiązany zarejestrować w nim każdą dokonaną czynność notarialną: akt notarialny, poświadczenie, protokół i inne czynności przewidziane prawem. Zasady prowadzenia ksiąg notarialnych, w tym repertorium A, określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych.

W praktyce repertorium pełni dwie role naraz. Po pierwsze, jest chronologicznym zapisem pracy kancelarii: każda czynność dostaje kolejną liczbę porządkową w danym roku. Po drugie, jest punktem odniesienia dla wszystkich, którzy kiedykolwiek będą szukać konkretnego dokumentu: sądów, urzędów i samych klientów. To dlatego numer repertorium trafia na każdy wypis aktu.

Jak czytać numer Rep. A na akcie

Numer w rodzaju „Rep. A 1886/2026” to unikatowy identyfikator jednej, konkretnej czynności notarialnej. Składa się z dwóch elementów:

• liczba porządkowa (tu: 1886): pozycja, pod którą czynność została wpisana do repertorium w danym roku
• rok (tu: 2026): rok, w którym czynność została dokonana i zarejestrowana

Dla klienta ten numer ma bardzo praktyczne znaczenie. Pozwala jednoznacznie wskazać akt w kancelarii, która go sporządziła, i zamówić kolejny wypis, także po wielu latach. Jeżeli kupujesz mieszkanie, przyjmujesz spadek albo podpisujesz pełnomocnictwo, warto zanotować numer Rep. A i nazwę kancelarii: to wystarczy, aby w przyszłości odtworzyć dokument bez przeszukiwania domowego archiwum.

Elektroniczne prowadzenie repertorium i pozostałe księgi notarialne

Repertorium A jest dziś najczęściej prowadzone elektronicznie, w dedykowanym oprogramowaniu notarialnym. Program pilnuje ciągłości numeracji, ułatwia wyszukiwanie czynności po stronach i datach oraz przygotowanie zestawień. W praktyce funkcjonuje jednak dwutorowość elektroniczno-papierowa: obok zapisu w systemie kancelarie utrzymują również formę papierową, więc „elektroniczne repertorium A” oznacza obecnie przede wszystkim elektroniczny sposób pracy, a nie całkowitą rezygnację z papieru.

Repertorium A nie jest przy tym jedyną księgą notarialną. Notariusz prowadzi także:

• repertorium P
• księgę depozytową
• dziennik przesyłanych dokumentów
• dziennik korespondencyjny
• skorowidze

Wszystkie te księgi podlegają zasadom z tego samego rozporządzenia i razem tworzą formalny obraz działalności kancelarii. Dla klienta najważniejsze pozostaje repertorium A, bo to z niego pochodzi numer widoczny na akcie.

Repertorium prowadzi notariusz, wKancelarie działa wcześniej

Tu potrzebne jest uczciwe rozgraniczenie. Repertorium A prowadzi notariusz, we własnym systemie notarialnym, na własną odpowiedzialność. wKancelarie nie jest programem do prowadzenia repertorium: nie rejestruje czynności notarialnych, nie nadaje numerów Rep. A i nie zastępuje oprogramowania notarialnego.

wKancelarie działa na wcześniejszym etapie, zanim czynność w ogóle dojdzie do skutku. To warstwa organizacyjna między klientem a kancelarią: kompletowanie dokumentów potrzebnych do czynności, umawianie terminu oraz rozliczenie taksy. Dopiero gdy ten etap jest zamknięty, notariusz dokonuje czynności i rejestruje ją w repertorium, już we własnym systemie. Innymi słowy: wKancelarie porządkuje drogę do aktu, a repertorium dokumentuje sam akt.

Gdzie w tym jest wKancelarie

Jeżeli prowadzisz kancelarię notarialną, wKancelarie nie zastąpi Twojego repertorium ani programu notarialnego i nie ma takich ambicji. Pomaga za to w etapie, który pochłania najwięcej korespondencji: kompletowaniu dokumentów przed czynnością. Klient otrzymuje jeden link, przez który dosyła wszystkie wymagane dokumenty, a sekretariat w jednym miejscu widzi, czego jeszcze brakuje, i pilnuje kompletności przed wyznaczonym terminem. Do tego dochodzi umawianie terminów i rozliczenie taksy: wszystko przed czynnością, zanim sprawa trafi do repertorium.